INFORME DE AUDITORIA

INFORME DE AUDITORIA

En esta etapa se informan las conclusiones a las cuales ha llegado el equipo de auditores, respecto de su objeto revisado, abarca la reunión de cierre con los máximos directivos de la empresa, y la emisión del informe final y formal de la auditoría.

Los informes de auditoría de gestión tienen características distintas del informe tradicional de auditoría de estados financieros. Las auditorías de gestión cubren una amplia gama de metas y objetivos, como resultados de lo cual es necesario normalizar, en lo posible, la estructura de los mismos.

Otra importante característica de los informes de auditoría de gestión es la ausencia en los mismos de cualquier opinión global respecto a los resultados de la auditoría o la actividad examinada. Excepto en muy raras circunstancias en las que se hayan aceptado normas de rendimiento tan generales que representen una base indiscutible para llegar a una opinión sobre operaciones globales, debería esperarse que el informe de auditoría de gestión se limite únicamente a las observaciones de hallazgos referentes a las situaciones encontradas durante la auditoría.

Informe de avance; en un informe de tipo administrativo que emite el coordinador con el objetivo de posibilitar una adecuada supervisión y efectuar oportunamente los ajustes que se estimen pertinentes. Los informes de avance, en general, se emitirán comparando un plan o presupuesto con las tareas realizadas en terreno. Inicialmente con el presupuesto de auditoría, a partir de la finalización de la etapa de estudio preliminar, con la planificación de recursos y desde la etapa de medición de rendimientos con el programa de auditoría. En términos generales el informe se emitirá teniendo en cuenta el último plan en vigencia. Los informes de avance se emitirán con periodicidad, aunque de acuerdo a cada caso la supervisión podrá ampliar o disminuir ese lapso. El informe de avance debe contener; Datos fijos; indicarán la organización, número de informe, período  considerado, coordinador, etapa de auditoría y toda la información del género que surgirá de las anotaciones que se realizan en los papeles de trabajo.

Objetivo; se indicarán los objetivos detallados de la auditoría (última versión).

Periodo bajo examen; se consignará el periodo bajo examen.

Información de avance; contendrán a nivel de proyecto un detalle de las actividades programadas, el avance en el período estipulado y el avance total a la fecha a la cual está referido. Se puede utilizar en este punto diagramas de avance de tareas (barras horizontales o cartas Gantt). Como mínimo el informe deberá incluir como información específica:

·        Plan estratégico y presupuesto; descripción del mecanismo de su formulación, elevación, aprobación, ejecución y seguimiento. Análisis  de los principales rubros de ingresos, egresos a la fecha del informe y revisión comparativa con años anteriores.

·        Análisis del negocio; se dará una idea global del negocio. Se explicarán las actividades rentables y aquéllas que requieren de subsidios, toda esta información es la disponible a la fecha del informe.

·        Áreas críticas; se sugerirá un estudio más profundo sobre aquellas áreas, sub áreas y actividades que hayan detectado como críticas (con problemas actuales o potenciales).

·        Sistemas de información; se detallarán los sistemas de información gerencial de que dispone la organización. En particular interesa precisar si existe un sistema de información en base a datos contables y extra contables que facilite la toma de decisiones de la alta gerencia y permita la auditoría interna y externa de la gestión empresarial.

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Otra información relevante; se indicará a continuación cualquier otro dato o información considerada de interés por el coordinador para el desarrollo de la auditoría.

Informe final; como resultado de las tareas de auditoría de gestión se emitirá al finalizar la misma un informe, que detalle los resultados obtenidos en las tareas de auditoría planificadas.

Propósito; describir porqué se efectuó la auditoría y se obtiene de la última versión del programa de auditoría.

Alcance; se señalará con precisión el ámbito sometido a la evaluación (toda la organización, un área, una actividad, un contrato. etc.) y la muestra analizada. Se considerará, además las razones que hayan podido impedir una plena y libre realización de la auditoría. Se indicará asimismo el tipo de información utilizada (contable, extra contable, estadística, proyectada, etc.)

Metodología; se efectuará una descripción de la metodología utilizada para realizar el examen.

Antecedentes; se describe la organización, proyecto o actividad auditada. Deberá limitarse únicamente a la información necesaria para comprender los hallazgos y recomendaciones presentadas en el informe.

Información específica; deben dejarse establecidos los hechos y circunstancias que caracterizan la situación en estudio (hallazgos) y sus aspectos positivos o negativos, latentes y evidentes.

Debe contener fundamentalmente información conceptual y conclusiones del análisis. Es conveniente que los detalles analíticos se muestren como anexos. Como mínimo el informe deberá incluir como información específica:

-       Plan estratégico y presupuesto; análisis de los principales rubros de recursos y gastos a la fecha del informe y compararlo con años anteriores. Cuantificación de metas y objetivos incluidos en la planificación estratégica de la empresa.

-       Análisis del negocio; por excepción, si hay modificaciones relevantes respecto del último informe de avance.

-       Áreas críticas seleccionadas; se deben extraer del informe de avance y se explicará su funcionamiento, problemas detectados, los problemas comprobables, la evidencia recolectada, pruebas desarrolladas, comentarios resultantes y conclusiones alcanzadas. En el análisis realizado se utilizarán los indicadores cuantitativos y cualitativos.

-       Sistemas de información; se detallarán los sistemas de información gerencial de que se dispone en la organización y se evaluará su funcionamiento. Indicadores de rendimiento; en caso de existir un sistema de información gerencial, se requiere analizar la confiabilidad y oportunidad de los datos de base, así como también los indicadores seleccionados. En el informe se consignará el resultado de los indicadores de rendimiento de las áreas críticas. En caso contrario, el equipo incluirá un conjunto de indicadores de las áreas críticas. Se informará la opinión del ente auditado respecto a los indicadores utilizados, en el caso de no compartir la inclusión de determinados ratios.

Hallazgos, conclusiones y recomendaciones; se obtendrá la información de los papeles de trabajos en los que se detalla los hallazgos encontrados, se indicará para cada hallazgo la condición, criterio, causa efecto o conclusión, y la recomendación que resulta del hallazgo.

La conclusión es el resultado obtenido como consecuencia del análisis de cada hallazgo específico. El informe deberá contener conclusiones cuando los objetivos de auditoría lo requieren. Las conclusiones deberán formularse explícitamente y no dejar que sean deducidas por los lectores.

Las recomendaciones son medidas que a juicio del grupo de auditoría permitirán a la organización lograr más eficaz, económica y eficientemente sus objetivos propuestos, solucionando sus actuales problemas, previendo otros y aprovechando al máximo las posibilidades que el medio externo y sus propios recursos le ofrecen.

Organización auditada; la reunión de cierre tiene como objetivo presentar las observaciones de la auditoría a los representantes de la empresa auditada, de tal modo que se asegure que se han entendido claramente los resultados obtenidos, el auditor encargado presenta las observaciones teniendo en cuenta el grado de importancia de cada una de ellas, se le agradece al personal por su colaboración y apoyo para poder ejecutar de la mejor forma posible dicha auditoría.

Seguimiento

La auditoría no será efectiva si ha concluido con un buen informe y no se le efectúa un seguimiento para verificar, que la empresa auditada ha puesto en marcha las observaciones y recomendaciones que le ha propuesto el equipo auditor. El método para efectuar el seguimiento, dependerá del tipo de observación, y también de la importancia y materialidad de las observaciones y recomendaciones.

Informes de auditoría

Resultados del trabajo de auditoría. La carta de recomendaciones y el informe.

En 1973, el SAS1 número 1 establece que  el objetivo de un examen normal de estados financieros por un auditor independiente es la expresión de una opinión sobre la razonabilidad con que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones y los cambios en la situación financiera, de conformidad con principios de contabilidad generalmente admitidos. El dictamen del auditor es el medio por el cual expresa su opinión o, si las circunstancias lo requieren, lo niega‖.

Según las NTA el informe de auditoría de cuentas anuales es un documento mercantil en el que se muestra el alcance del trabajo efectuado por el auditor y su opinión profesional sobre las cuentas, de acuerdo con lo establecido en la Ley 19/1988 de Auditoría de Cuentas, disposiciones que se dicten en su desarrollo y las Normas Técnicas de Auditoría.

Según las NTA, la opinión o dictamen del auditor se manifiestan en el informe de auditoría de cuentas anuales normalizado que siempre va a tener carácter público, excepto en un caso muy concreto que es el caso de una auditoría voluntaria no legal u obligatoria‖ en la cual las personas que encargan el trabajo no desean dar publicidad al mismo. Aunque en este caso concreto, el informe de auditoría puede quedar restringido al ámbito privado, entendemos que el auditor tiene la misma responsabilidad que en cualquier otro trabajo en que su informe se haga público, así como está sujeto a las mismas Normas Técnicas de Auditoría.

El modelo normalizado de informe de auditoría sigue el esquema corto de informe que es el adoptado igualmente por la generalidad de países avanzados.

No obstante, el auditor puede emitir otro documento distinto del informe de auditoría, normalmente con anterioridad al mismo, donde se informa a las personas que encargaron la auditoría de forma privada de distintos aspectos de la entidad auditada.

Este documento es la carta de recomendaciones o informe sobre el control interno.

Este informe, según la NTA, el auditor comunicará a la dirección de la entidad las debilidades significativas identificadas en las pruebas de auditoría realizadas, con el alcance que haya considerado necesario para su trabajo de auditoría de cuentas anuales. Por lo tanto las NTA establecen la obligación del auditor de comunicar a su cliente las debilidades significativas en el sistema de control interno identificadas en el curso del trabajo de auditoría, ya que éste incluye el estudio y evaluación del sistema de control interno implantado por la dirección.

Aquí se concreta que la obligación de comunicación debe cumplirse mediante una comunicación formal escrita dirigida exclusivamente a la

Dirección, al Comité de Auditoría en su caso, o cuando el auditor lo considere conveniente a los Administradores de la entidad, sin perjuicio de la conveniencia de realizar comentarios verbales con antelación.

En todo caso, dicha comunicación deberá dirigirse a aquel órgano de la entidad que, encontrándose a un nivel jerárquico superior al de la instancia donde se han detectado las debilidades de control, tenga competencia para resolver las citadas deficiencias.

La citada comunicación formal y escrita es la carta de recomendaciones o informe de control interno. En el cual, generalmente, existen dos grupos principales de información:

-       Comentarios sobre el control interno establecido por la dirección: todas las deficiencias de control interno, de gestión, organización, etc., a que nos hemos referido anteriormente.

-       Ajustes y reclasificaciones recomendados sobre las cuentas anuales que han sido previamente formuladas por la dirección.

La carta de recomendaciones también puede incluir, según los casos, otra información, como una descripción detallada del trabajo realizado o la cronología del mismo.

Centrando ahora nuestra atención en los ajustes recomendados, debemos decir que antes de redactar el informe, el auditor deberá ofrecer la posibilidad al cliente de que el informe de auditoría sea limpio o sin salvedades, siempre que ello sea posible por tratarse de circunstancias salvables que pueden ser corregidos en las cuentas anuales, y no de circunstancias insalvables como podría ser que una parte muy importante de la documentación contable se ha destruido y es imposible su recuperación, ya que este hecho determinará una limitación al alcance de la que el auditor tendrá que informar.

Básicamente, en lo que respecta a los aspectos con una posible influencia sobre los estados financieros, aspectos contables, propiamente dichos ya sea por tratarse de una información errónea, o simplemente por insuficiencia o ausencia de información, el auditor deberá seguir el proceso que recogemos en el siguiente cuadro.